Ці способи допоможуть навчитися працювати ефективно та усе робити вчасно

06.09.2021

Терміни, що палають, переробки, поспіх і метушня — без цих речей у нашому житті було б набагато менше стресу. Дедлайни мають властивість непомітно підкрадатися і хвацько зриватися. І як показує практика, навіть найвідповідальніші і професійні співробітники іноді затримують здачу роботи. Ми вирішили розібратися, чому ми порушуємо дедлайни і як навчитися виконувати роботу вчасно, інформує Ukr.Media.

Найчастіше ми порушуємо терміни здачі проєкту, тому що неправильно оцінюємо ресурси, які будуть потрібні для його виконання. Класичний приклад — студенти, які сідають за дипломну роботу за два тижні до її здачі. Наше мислення влаштоване таким чином, що прогнози ми будуємо, спираючись на оптимістичний сценарій. А життя вносить власні корективи.

Що ж робити, якщо ви хронічно не вмієте дотримуватися дедлайнів? Вчитися плануванню, систематизації, обліку кожного кроку у роботі. Щоб організованість і пунктуальність стали вашим новим життєвим кредо, використовуйте прості перевірені лайфхаки, які точно працюють.

Ставте проміжні дедлайни

Розбивайте будь-який великий проєкт на окремі стадії і ставте собі проміжні терміни виконання кожної з них. Заведіть Google-табличку і відстежуйте у ній прогрес. За необхідності таку таблицю можна відкрити з будь-якого пристрою, підключеного до інтернету, і швидко перевірити, доповнити або скорегувати дані. Проміжні дедлайни допомагають передбачити можливий зрив термінів усього проєкту і вжити заходів для його уникнення.

Не покладайтеся на пам’ять

Завдяки стародавнім фінікійцям, які вигадали писемність, ми сьогодні можемо не тримати у розумі факти, завдання, терміни. Сподіватися лише на власну пам’ять, а не на письмову інформацію, ризиковано. Візьміть за правило — якщо немає запису, тоді цього не існує. Якщо ви отримали якісь нові вступні або дані, які можуть стати у нагоді для проєкту, у усному вигляді, запишіть їх. Найкраще зробити це у електронному вигляді й одразу зберегти у відповідній папці, що стосується проєкту. У такий спосіб можна уникнути втрати інформації та повторень одних й тих самих питань колегам по кілька разів.

Організуйте свій список справ за пріоритетами

Вести списки справ необхідно. Кожен самостійно обирає, де це робити: декому зручніше ручкою у блокноті, іншим — у додатку (наприклад, Todoist), треті ставлять нагадування у телефоні. Також зручно вести список справ у Google-документі. До кожного рядка і задачі приписується день, коли ця справа має бути виконана — понеділок, середа, субота. Щотижня можна використовувати шрифти різного кольору: якщо цей тиждень, наприклад, «синій», тобто дні виконання вказані синім шрифтом, то наступний — «червоний». Виділення кольором дозволяє побачити справи, які не були виконані минулого тижня, і не звертати завчасно увагу на ті справи, які почекають (кольору наступного тижня). У п’ятницю можна перевірити, що залишилося із завдань поточного тижня, чи вимагають вони термінового завершення або почекають наступного — тоді потрібно замінити день виконання і колір.

Систематизуйте це негайно

Часто втрата часу відбувається через погану систематизацію інформації. Ви не пам’ятаєте, де лежить той чи інший документ, губитеся у ланцюжках листів і повідомлень у месенджерах, плутаєтеся у версіях документів. Тому ключове завдання — організувати свій робочий простір, перш за все, електронний. Можна скористатися підходом до сортування завдань і листів, який називається «методом порожнього інбоксу».

Все дуже легко: заведіть ритуал регулярного читання і розподілу листів та пов’язаних з ними завдань. Сортуйте їх по чітко визначених місцях. Наприклад, для зберігання усієї робочої інформації скористайтеся Google Drive: на диску заведіть папки, які належать до різних напрямків роботи і проєктів. Документи з листів одразу зберігайте сюди ж. Це дозволить уникнути ситуацій, коли частина даних лежить у пошті, частина — на жорсткому диску комп’ютера поза доступом. А для більш зручної навігації по папках можна використовувати прапорці, ярлики різного кольору — вбудований функціонал, який пропонує сервіс.

Розберіться з особистими причинами зриву термінів

Можливо, річ у тім, що вас навантажують занадто великим обсягом завдань, а ви не можете мотивовано відмовитися від частини з них. Або у тому, що ви відволікаєтеся на соцмережі і ніяк не звикнете до «домашнього офісу». Або у тому, що проєкт вас не дуже цікавить, тому ви підсвідомо затягуєте його здачу. Розібравшись з тим, чому ви зриваєте дедлайни, ви зрозумієте, як це виправити.

Розмежовуйте особистий час і робочий

Намагаєтеся бути продуктивними 24/7? Приготуйтеся зіштовхнутися з професійним вигорянням, падінням працездатності і неминучим зривом термінів. Прокладайте не лише дедлайни, а й демаркаційну лінію між роботою та відпочинком. У трудового дня має бути чітке закінчення (наприклад, 19.00 і не пізніше) і година на обідню перерву — не забувайте про це, навіть працюючи з домівки. Усе це дозволить менше втомлюватися протягом дня і концентруватися у робочий час саме на професійних завданнях.

Визначте пік своєї продуктивності

Постежте за собою: у який час дня ви працюєте із задоволенням, робите максимальну кількість речей і найменше відволікаєтеся? У одних пік продуктивності припадає на ранок, у інших — на вечір. Саме у це часове вікно варто ставити найскладніші завдання, що вимагають концентрації: розробка стратегії, важливі тексти, презентації та інше. Пам’ятайте про ці «чарівні години» і не призначайте на цей проміжок дзвінки та зустрічі.

Балансуйте календар

Напевно, вам знайома ситуація: весь день на дзвінках у Zoom, а реальна робота навіть з місця не зрушила. Щоб завдання не збиралися через зустрічі, приділяйте дзвінкам і нарадам не більше 3-4 годин робочого часу. Цей момент завжди можна пояснити своєму керівнику. Взагалі, передбачати завантаженість календаря допомагає система регулярних зустрічей — наприклад, щотижневі індивідуальні зустрічі зі співробітниками, статус-зустрічі з партнерами на довгострокових проєктах. Така регулярність ще й допомагає постійно відстежувати прогрес у справах — адже вам доведеться про нього звітувати.

Попросіть колег вам допомогти

Компанія на те і компанія, що у ній не кожен сам за себе, а усі працюють на досягнення спільної мети. Інші співробітники можуть взяти на себе частину ваших завдань, щоб уся команда встигла впоратися до певного терміну. А якщо дедлайн виконати все ж не вдається, ви без страху повідомляєте про це заздалегідь, обґрунтувавши причину.

Не важливо, звідки працюють співробітники, головне — сформувати і підтримувати доброзичливі відносини. Тому варто тверезо оцінювати корпоративну культуру і клімат у колективі ще на етапі пошуку майбутнього місця роботи.

Джерело

 

Читайте также
Благодійний фонд молодіжної ініціативи «Надія» доставив швидкі та велику партію медобладнання лікарням на передовій
В рамках гуманітарної місії на Донеччину Благодійний фонд молодіжної ініціативи «Надії» забезпечив лікарні прифронтових міст Донеччини апаратами УЗД, апаратом штучної вентиляції легень, підігрівачами інфузійних розчинів, медичними бронежилетами, генераторами, ношами, хірургічними наборами та витратними матеріалами. Допомога була зібрана та передана завдяки співпраці з партнерами, спонсорами та іншими благодійними фондами. «Наша команда лише за останній місяць здійснила […]
Челябінці закликають боротись за незалежність регіону від Москви
На регіональному інформаційному ресурсі м. Челябінськ (http://podhod24.ru/) в день святкування на росії свята «День росії» місцеві патріоти розмістили заклик до місцевого населення створити Уральськунезалежну республіку. На тлі війни росії проти України, фактичного геноциду корінних народів росії путінським режимом, в регіонах рф посилюються боротьба національних меншин за отримання свободи від Москви та створення незалежних і суверенних держав. […]
Штаб Януковича и «пасынок Порошенко»: Чорновил назвал невесту «Да Винчи» «подолигархической шмарой» и получил от народа
Поставили на место Автор: Хвиля Штаб Януковича и «пасынок Порошенко»: Чорновил назвал невесту «Да Винчи» «подолигархической шмарой» и получил от народа В соцсетях вспыхнул новый скандал после того, как политический деятель Тарас Чорновил в нецензурной форме высказался в адрес невесты погибшего «Да Винчи» Алины Михайловой. В свою очередь Михайлова поставила грубияна на место. Об этом […]
Хакери атакували російську фармацевтичну компанію
Протягом усієї війни хакери здійснювали кібератаки проти Росії. Відносно новий хакерський колектив CHO1, який увірвався на сцену з антиросійськими кібератаками приблизно до річниці повномасштабного вторгнення, викрав і оприлюднив 1,5 терабайта даних, які, як стверджують, належать російській фармацевтичній компанії «Уралбіофарм». Як повідомляється на сайті «Уралбіофарм», компанія, яка заснована у 1930 році, покликана «активно просувати серед громадян […]
Хід конем. Як «екс-регіонал» Хомутинник фінансує кремлівського агента Фірташа під час війни
Як відомо, Хомутинник народився у Макіївці (Донецька область) і дуже рано потрапив у політику, ставши колись наймолодшим народним депутатом. У 2003 році був обраний головою молодіжного крила Партії регіонів, пізніше приєднався до основного активу партії. Хомутинник — «регіонал» до мозку кісток. Був в ПР разом із екс-президентом Віктором Януковичем, який працював з РФ і підтримував […]
Програма гуманітарного реагування Mercy Corps в Україні продовжує надавати допомогу, цього разу ДСНС
9 лютого 2023 року Mercy Corps передали ДСНС 51 базовий комплект (генератори потужністю 8.5 кв, зарядні станції, обігрівачі ) для обладнання «Пунктів незламності» в прифронтових областях таких як Чернігівська, Сумська, Харківська, Луганська, Донецька, Дніпропетровська, Запорізька, Одеська, Херсонська, Миколаївська та Київська. «Пункт незламності» має стати для українців місцем безпеки, стабільності тепла та єдності. Загальна вартість обладнання […]